Le suivi des frais est actuellement géré de plusieurs façons selon le laboratoire d’origine des visiteurs. On souhaite uniformiser cette gestion L’application doit permettre d’enregistrer tout frais engagé, aussi bien pour l’activité directe (déplacement, restauration et hébergement) que pour les activités annexes (événementiel, conférences, autres), et de présenter un suivi daté des opérations menées par le service comptable (réception des pièces, validation de la demande de remboursement, mise en paiement, remboursement effectué).

L’application Web destinée aux visiteurs, délégués et responsables de secteur sera en ligne, accessible depuis un ordinateur. La partie utilisée par les services comptables sera aussi sous forme d’une interface Web. Le module accessible à la force de visite sera intégré à l’application de gestion des comptes-rendus de visite, mais sous forme d’une interface spécifique (elle ne doit pas être fusionnée à la saisie des CR, elle sera sur un onglet ou une page spécifique).

L’environnement doit être accessible aux seuls acteurs de l’entreprise. Une authentification préalable sera nécessaire pour l’accès au contenu. Tous les échanges produits doivent être cryptés par le serveur Web.